J&J Family of Companies Office Coordinator in Santiago, Chile

Office Coordinator.

Nuestras compañías MD&D (Medical Devices & Diagnostics) proporcionan tecnologías para el tratamiento en las áreas de ortopedia, traumatología, maxilofacial, columna vertebral, medicina del deporte y neurología; suturas y reparación de tejidos; biofarmacéeútica; cirugía mínimamente invasiva, enfermedad cardiovascular y cuidado de la diabetes.

Compras

o Responsable por la revisión de todas las compras non-stock (rol de comprador en ARIBA).

o Aprobadora local de proveedores en ARAVO

o Responsable por mantener convenios con hoteles

o Armado, revisión y control del proceso de conciliación de la documentación de la tarjeta BTA (compra de pasajes no empleados)

o Seguimiento para pagos a proveedores, principalmente con los requisitantes fuera de Chile, y para los servicios varios de la oficina.

Office Coordinator

o Rol de Office Coordinator (responsable del mantenimiento, limpieza y correcto funcionamiento de las oficinas. Administración de los gastos relacionados. Estacionamiento, Credenciales, distribución de puestos, etc.)

o Administración de telefonía celular (negociación, entrega de equipos, facturación, distribución de gastos, excedentes, etc.)

o Administración del Budget de Other Admin.

o Coordina/coopera en la organización de eventos total compañía

o Coordina con estudio de abogados la realización/actualización de contratos con proveedores generales

o Relacionamiento, salida a campo para evaluación de proveedores

o Manejo de la caja chica de la oficina

o Coordina y maneja las pólizas de seguros (vehículos, incendio, etc.)

o Coordina solicitudes de American Express (nuevas tarjetas, pagos late fees, reactivación)

Finanzas

o Armado, revisión y solicitud de provisión de órdenes de compra abiertas (Open PO)

o Responsable por la solicitud de asientos contables relacionados a Finanzas

o Responsable por solicitud de provisiones contables de cierre mes

o Contacto con GFS local

Proyectos ad hoc

o Ejemplo: Coordinar con las distintas áreas para evitar la pérdida de IVA Compras por facturas registradas fuera de plazo.

o Educación para los pagos de la tarjeta Amex y supervisión de los casos con atrasos (late fees, delinquency charge).

Recepcionista

o Coordina y supervisa las tareas de la persona encargada de la recepción

o Supervisión de la generación de órdenes de compras de servicios y órdenes de compras para el exterior.

o Supervisión de la administración de las tarjetas Amex Corporativa

o Supervisión del proceso de recepción y envío de sobres de rendiciones de gastos para auditoria

Qualifications

Qualifications:

1) Nivel de Educación requerido: Titulado o cursando Carreras profesionales.

2) Años de experiencia:Experiencia de al menos 1 año en empresas deseable en temas de administración, procesos vinculados a compras.

3)Manejo de Office bivel intermedio

4) Idiomas requeridos: inglés al menos nivel intermedio

5) Lugar de trabajo, Las Condes, Santiago de Chile

Primary Location

Chile-Santiago Metropolitan Region-Santiago

Organization

Johnson & Johnson de Chile, S.A. (7745)

Job Function

Administration

Requisition ID

1700173930W